項目經(jīng)理跨部門溝通的6個原則

對項目經(jīng)理來說，跨部門溝通不良，可能會對項目造成嚴(yán)重影響。

你認為十萬火急的事，到了其它部門那，竟然成了芝麻綠豆大的事；原本應(yīng)該合作解決的問題，到了跨部門會議上，又淪為各彈各的調(diào)，找不到共識。

到底，在不同部門各有不同立場與利益的情況下，怎樣才能把話說清楚，把項目做好呢? 

以下幾點供你參考。

溝通前做好準(zhǔn)備

在跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚，不要毫無準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。

下面的幾個問題應(yīng)該事先想清楚：

你希望對方幫你做什么事?

你認為他會要求你做什么?

如果對方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案?

如果雙方?jīng)]共識，你會有什么后果?對方又會有什么后果?

做好準(zhǔn)備，才能應(yīng)對溝通中的變數(shù)。

了解其它部門的語言

跨部門溝通不良，很多時候都是“語言不通”所引起。比如，技術(shù)部平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地，財務(wù)、人資等部門，也有自己的語言與觀點。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”。

了解其他部門語言的一個重要方法是換位思考，試著站在對方的立場思考：

這么做，對業(yè)務(wù)部的業(yè)績有幫助嗎?

如果我是他，會接受這種做法嗎?

這個方法真的有用嗎?

跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。此外，頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設(shè)身處地想問題。因此，時不時的跟其它部門的領(lǐng)導(dǎo)和同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

開誠布公是最好的對策

在公司里，你面對的是需要長期共事的同事，不是一錘子買賣，因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防御心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。

相反，互信會讓雙方在溝通時流暢一些，他們會明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。

誠信溝通有四個要素：

錯的不要解釋;

務(wù)必不要爭執(zhí)

不打斷對方說話;

微笑再微笑;

呈現(xiàn)事實，專注中心議題

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y。

《哈佛商業(yè)評論》指出，事實可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑。但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實可以創(chuàng)造一種強調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍。

 

確保溝通信息無誤

當(dāng)你針對某個項目或議題，進行完跨部門溝通后，務(wù)必要向項目團隊清楚傳達最新進度與信息。很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行，因此，一定要確保所有信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。

為了確保溝通信息無誤，項目經(jīng)理可以利用以下幾個方法：

向?qū)Ψ街貜?fù)溝通中的主要內(nèi)容;

利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容;

談?wù)撝攸c議題時盡量不要打斷對方講話;

善用幽默

幽默可以做為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。

幽默使用法則的四條禁忌：

不談?wù)搶Ψ郊彝?

不以人身攻擊;

不涉及組織敏感話題;

幽默有度，點到即止;

俗話說，不懂幽默的項目經(jīng)理不是好鼓勵師~